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如何提高效率

发布时间:2011/5/3 17:42:18

    你是否曾有过这种感觉:当你回顾自己度过的一周时感到消沉,因为你未能完成自身所期望的那么多工作。当你在打造一个成功的职业生涯或你自己的事业时,时间或许是你最宝贵的财富,如何支配你的时间直接决定了你的收入。你无法购买自身拥有之外的时间,而时钟却永不停息地滴答作响。
    几年前,我发现了一个能让我把效率提高近三倍的简单方法,在本文中我将分享一些你可以马上着手进行的非常实用的观念,并且你不必为之付出比现在更多的努力。


使用一个详细的日程表
    更好地管理你的时间的首要任务是找出你现在支配时间的方式。使用一个日程表是完成此步骤最有效的方法。仅需尝试一天,你会立即对你的时间到底去了哪里有了不可思议的洞察。
该测量的举动通常足以把你的无意识习惯提升到意识层面,如此你才有机会仔细检视并改变它们。你可能会惊讶地发现,你花在那些自认为是实质性工作的活动上只占了工作总时间的一小部分。
金沙赌城网址mgdc    有研究发现上班族每天在实质性工作上平均花费的时间为1.5小时。其余时间都耗在了社交、工间休息、就餐、与工作无关的交流、把文件挪来挪去,及其它许多与工作无关的事情上。全职上班族平均开始工作的时间是上午11点,而下午3点半左右就开始懈怠了。


分析你的结果
    我第一次使用日程表时,发现我一周在办公室花费了约60个小时,却只完成了15个小时的实质性工作。即使在技术上看来我的效率已是上班族均值的两倍,我仍为这个结果懊恼。另外45小时到哪去了?我的日程表清楚地显示出时间在我无意识的状态中流失——过分频繁地检查邮件、在那些实际上没有必要的事情上苛求完美、通读新闻、就餐时间过长、被干扰打断等等。


计算你的个人效率比
金沙赌城网址mgdc    当我察觉自己在办公室里耗了60个小时,却只完成了15个小时的实质性工作时,我开始自问自己一些有趣的问题:我的收入和成就感仅仅来自那15个小时,而不是我在办公室耗费的所有时间。因此我决定开始记录我的每日效率比,也即我在实质性工作上耗费的时间除以我在办公室耗费的总时间。当我发现自己仅利用了25%的时间时确实感觉糟透了。我同时认识到,仅仅延长工作时间是极其愚蠢的。(效率比=实际工作时间/总的“工作时间”)


用减少总时间推动效率提升
    假如你曾经尝试过约束自己去做那些你并不真正有动力去做的事情,你失败的机率很大。事实上,试图更努力只会降低我的动力并让我的“效率比”更低。因此我很不情愿地决定尝试相反的方法。
    第二天我只允许自己处理这个工作不得超过5个小时,而那天剩下的时间我安排了外出的工作。哈,有趣的事情发生了,肯定你能想象得到。我的大脑把工作时间当成了稀罕物,因为我持续工作了几乎整整5个小时且效率比超过了90%。
    在一周接下来的几天里继续这个实验,于是这周在办公室度过的30个小时当中,我完成了25小时的工作,效率比超过80%。因此我在把每周工作时间减少到30小时的同时还多出了10小时来做实质性工作。


保持最高效率的同时逐渐增加工作总时间
    在几周的时间里,我在保持自己的效率超过80%的同时,逐渐增加我的每周工作时间。迄今为止我保持这个习惯已有多年,一般每周约有40小时用来干实质性工作,同时只需在办公室待上45小时。我觉得这对我来说太棒了。
    假如我试图在办公室待上更长时间,我的生产率就会飞速下降。最妙的是这个方法能让我在最优化自己的工作效率的同时,也让我在生活的其它领域得到极大的平衡。我使用这个方法使事业成效提升了三倍,并且仍有大量时间来与客户进行客情维护。
    使用日程表是确保生产率最佳而不必增加工作时间的明智选择。不过,日程表必须按照个人情况设定并定期使用,才能产生这些优势。
    我每3—6个月用一次日程表,多年来它让我有了巨大的改变,总是让我有新的杰出表现。假如太长时间不用日程表,我的生产率就会逐渐下降——因为我又恢复了那些无意识的浪费时间的习惯。你将如我一样,发觉你对生产率的感受与你完成了多少实质性工作密切相关。当你感到自己的生产率低于预想的目标,就利用日程表来提升你的意识和测量你的“效率比”,而后优化你的效率,直至生产率恢复如初。
    记录日程是一种高效且无需什么努力就能做到的方法,而它的长期回报是惊人的。